La compagnie aérienne ou son représentant se connecte au GUCE et annonce l’arrivée du vol. Le GUCE attribue un numéro unique, appelé numéro ATA.
L’annonce est caractérisée par une compagnie, un numéro de vol et une date et heure d’arrivée prévisionnelles.
i. Dépôt du manifeste
La compagnie aérienne ou son représentant introduit le manifeste des cargaisons dans le GUCE ou le transmet par interface informatique. Après validation ce manifeste est transmis automatiquement par interface au SI douanier SYDONIA World. Après validation de son intégration par SYDONIA World, le manifeste est transmis électroniquement à toutes les structures citées ci-dessous :
- Société Aéroportuaire de Lomé-Tokoin (SALT)
Il n’est donc pas souhaitable d’imprimer une version papier du manifeste. Tous les acteurs qui sont censés le recevoir l’obtiennent électroniquement.
Un DFU est créé par LTA.
ii. Amendement au manifeste
Si un amendement au manifeste est nécessaire (modification d’une LTA), cet amendement doit être fait par l’intermédiaire de la compagnie aérienne ou de son représentant dans le GUCE. Il doit adresser un courrier à la Douane avec les pièces justificatives, scanner et charger le tout dans le GUCE. L’amendement est soumis à l’accord de la Douane dans le GUCE qui mettra également à jour SYDONIA World.
Cet amendement doit être fait après dépôt du manifeste tel qu’expliqué ci-dessus. Un amendement fait avant le dépôt du manifeste sans l’accord de la Douane expose les contrevenants aux sanctions prévues dans la législation douanière.
Si l’amendement est un changement de régime douanier (mise à la consommation au lieu de transit par exemple), il n’est pas nécessaire d’introduire la demande via l’agent consignataire. Le CAD peut se rendre directement au bureau des opérations douanières de l’aéroport et la Douane effectuera l’amendement dans le GUCE et SYDONIA World.
Au fur et à mesure du déchargement, la société de handling effectue les constats de vu à quai (VAQ) puis valide la fin du déchargement. Cela génère dans le GUCE l’état des différences du déchargement.
La SALT renseigne dans le GUCE la date et l’heure d’atterrissage du vol.
Le CAD se présente chez la compagnie aérienne ou son représentant avec la LTA originale. Une fois l’échange réalisé et la facture de la compagnie payée à ses caisses, la compagnie aérienne donne le Bon à délivrer (BAD) dans le GUCE et émet sa facture à 0.
Cette étape peut être réalisée dès le dépôt du manifeste, avant même le déchargement
Le dégroupage de la LTA (dégroupage ou éclatement) est nécessaire si la marchandise d’une seule et même LTA doit faire l’objet de plusieurs déclarations ou traitements différents.
Il ne peut y avoir qu’une seule déclaration par LTA.
Le CAD introduit une demande de dégroupage dans le GUCE qui sera soumise à l’accord de la Douane. Si la Douane l’accorde, la LTA originale « disparaît » au profit de plusieurs sous-LTA qui suivront alors le traitement d’une LTA classique.
i. Déclaration en douane
Le CAD effectue sa déclaration en douane dans SYDONIA World. Après validation elle est transmise au GUCE.
Après examen par la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation sont transmises au GUCE, ce qui inclut la facture reprenant le montant total des droits et taxes.
Les Bon d’enlèvement provisoires (BEP) qui concernent surtout les produits périssables et se matérialisent par une déclaration DS5 sont gérés en dehors du GUCE.
ii. Vu Douane
Pour les colis postaux ou les marchandises de faible valeur, la Douane va autoriser la sortie d’une marchandise sans que cette dernière ne fasse l’objet d’une déclaration dans SYDONIA World.
Afin de matérialiser dans le GUCE cette autorisation de sortie, le douanier effectuera un Vu Douane qui permet à la marchandise d’avoir le statut « BAED » et « BAS ». Cette marchandise pourra donc faire objet d’enlèvement et de sortie.
L’intégration de la déclaration liquidée déclenche la création de la facture Douane en statut « émise » ou « différée » ainsi que la facture SEGUCE.
Le DFU passe en statut « émis » et une notification est envoyée par email au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD peut se rendre à la banque de son choix pour le payer.
Après paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut « OK ». Les marchandises obtiennent l’autorisation de sortie BAS.
Le CAD se présente chez la société de handling après avoir payé son DFU pour le retrait de sa marchandise. La société de handling, après vérification du BAS, valide le Constat d’Enlèvement (CEN) dans le GUCE.
Les agents Douane présents aux sorties de l’aéroport utilisent le GUCE pour s’assurer que toutes les formalités ont été accomplies. Ils autorisent ensuite la sortie définitive des marchandises et valident le Mouvement de Sortie Import (MSI) dans le GUCE.