L’agent consignataire crée la prévision d’escale dans le GUCE avec toutes les informations nécessaires sur le navire et d’autres comme l’arrivée prévisionnelle (ETA) consultable par tous les utilisateurs.
i. Dépôt du manifeste
L’agent consignataire introduit le manifeste des cargaisons dans le GUCE ou le transmet par interface informatique. Après validation ce manifeste est transmis automatiquement par interface au SI douanier SYDONIA World. Après validation de son intégration par SYDONIA World, le manifeste est transmis électroniquement à toutes les structures citées ci-dessous :
- Port Autonome de Lomé (PAL)
- Conseil National des Chargeurs du Togo (CNCT)
- Manutentionnaires
- Antaser
- Chambre de commerce et d’industrie du Togo (CCIT)
- Direction des Affaires Maritimes
- Conseil Nigérien des Utilisateurs de Transports Publics (CNUT)
- Entrepôts Maliens au Togo (EMATO)
- Unité Mixte de Contrôle Conteneurs (UMCC)
- Conseil Burkinabé des Chargeurs (CBC)
Il n’est donc pas souhaitable d’imprimer une version papier du manifeste. Tous les acteurs qui sont censés le recevoir l’obtiennent électroniquement.
Un DFU est créé par B/L.
ii. Amendement au manifeste
Si un amendement au manifeste est nécessaire (modification d’un B/L), cet amendement doit être fait par l’intermédiaire de l’agent consignataire dans le GUCE. Il doit adresser un courrier à la Douane avec les pièces justificatives, scanner et charger le tout dans le GUCE. L’amendement est soumis à l’accord de la Douane dans le GUCE qui mettra également à jour SYDONIA World.
Cet amendement doit être fait après dépôt du manifeste tel qu’expliqué ci-dessus. Un amendement fait avant le dépôt du manifeste sans l’accord de la Douane expose les contrevenants aux sanctions prévues dans la législation douanière.
Si l’amendement est un changement de régime douanier (mise à la consommation au lieu de transit par exemple), il n’est pas nécessaire d’introduire la demande via l’agent consignataire. Le CAD peut se rendre directement au bureau des opérations douanières de Lomé Port et la Douane effectuera l’amendement dans le GUCE et SYDONIA World.
Le gestionnaire du parc ou son CAD transmet au consignataire la liste des véhicules qui doivent rejoindre son parc, pour le compte des importateurs qu’il représente.
Le consignataire charge alors dans le GUCE le fichier dit Demande de Transfert Import (DTI) pour déclencher les demandes de transfert.
En parallèle le CAD du parc fait les déclarations de type DS7 dans SYDONIA World sur les mêmes véhicules.
Les véhicules n’ayant pas fait objet de transfert sont au bout de 48h transférés aux parcs PVO et ARA.
Le PAL émet sa facture et la transmet au GUCE.
Le gestionnaire du parc doit se déplacer payer les manutentionnaires. Le manutentionnaire bord émet avec montant 0 sa facture dans le GUCE.
Le DFU prend le statut « émis » et une notification est envoyée par email au gestionnaire de parc avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer.
Le gestionnaire de parc paie le DFU dans une des banques de son choix. Le DFU prend le statut « OK ». Le transfert du véhicule dans le parc est accordé.
Le transfert étant accordé, les véhicules sont autorisés à quitter le sous pont sous contrôle de la Douane et du PAL qui vérifient l’autorisation de transfert dans le GUCE. Dès l’arrivée des véhicules dans le parc, le gestionnaire du parc prend en charge le véhicule et transmet les Constat de Réception (CRE) au GUCE.
Le CAD effectue sa déclaration en douane dans SYDONIA World. Après validation elle est transmise au GUCE.
Après examen par la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation sont transmises au GUCE, ce qui inclut la facture reprenant le montant total des droits et taxes.
Le GUCE transmet les informations de la liquidation aux structures émettrices qui sont alors en mesure d’émettre leur facture.
Le CAD se présente chez l’agent consignataire avec le B/L original. Une fois l’échange connaissement réalisé et la facture du consignataire payée à ses caisses, l’agent consignataire donne le Bon à délivrer dans le GUCE et émet sa facture à 0.
Le CAD doit se déplacer chez Antaser si le BESC n’a pas été régularisé à l’origine.
Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est envoyée par email au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD paie le DFU dans une des banques de son choix.
Après paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut « OK » et le véhicule obtient l’autorisation de sortie Bon A Sortir (BAS).
Le CAD se présente chez le gestionnaire de parc après avoir effectué toutes les formalités pour le retrait du véhicule. Le gestionnaire du parc après vérification du BAS valide le Constat d’Enlèvement (CEN) dans le GUCE.
La Douane à la sortie du parc vérifie l’autorisation de sortie BAS.
L’agent consignataire crée la prévision d’escale dans le GUCE avec toutes les informations nécessaires sur le navire à l’import et met à jour l’offre de transport commerciale (OTC) à l’export. Ces informations sont consultables par tous les utilisateurs.
L’agent consignataire transmet la confirmation de booking depuis son système ou la saisit directement dans le GUCE ; elle fait suite à la réservation de place à bord du navire par le CAD représentant le chargeur.
Le CAD crée son dossier, renseigne son numéro de répertoire et l’associe à la confirmation de booking. Le GUCE crée automatiquement le DFU avec la facture du manutentionnaire en pro forma. Le CAD décrit les marchandises, renseigne le ou les références conteneurs, les quantités et poids de la marchandise, le conditionnement, la nature ainsi que les informations logistiques qui assureront la livraison sur le terminal.
Le GUCE transmet ensuite l’avis de mise à quai vers le manutentionnaire, le CAD se déplace vers le manutentionnaire pour le paiement de sa facture.
Le CAD valide la déclaration EX1 ou EX3 dans SYDONIA World sur la référence dossier (répertoire). Après validation elle est transmise au GUCE.
Après examen par la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation sont transmises au GUCE, ce qui inclut la facture reprenant le montant total des droits et taxes. Les factures Douane, PAL et SEGUCE sont automatiquement créées.
/! Attention à bien saisir les numéros de conteneur et le mode de transport (mer).
Le manutentionnaire reçoit l’avis d’arrivée des marchandises – informations booking et description des marchandises. Le conteneur est acheminé jusqu’au terminal. Le manutentionnaire prend en charge la marchandise et transmet le constat de réception (CRE).
Il est possible de réaliser l’étape 5 avant l’étape 4, sauf pour les marchandises issues de la Zone Franche. Le conteneur peut donc être transporté jusqu’au terminal avant que la déclaration en douane ne soit faite, du moment que le manutentionnaire a été réglé.
Le GUCE envoie la demande de facturation au PAL. Le PAL émet sa facture dans le GUCE.
Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est envoyée par email au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD paie le DFU dans une des banques de son choix.
Après paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut « OK ». Le Bon A Sortir (BAS) Export est envoyé au manutentionnaire et est disponible pour les acteurs.
Le manutentionnaire prépare le chargement du navire export, charge les conteneurs sur le navire et transmet les constats de Vu A Bord (VAB) au GUCE. Le GUCE génère la liste des marchandises VAB et des laissées à quai.
Le consignataire peut effectuer un changement de booking ou de navire pour traiter les marchandises laissées à quai.
Le CAD se présente chez l’agent consignataire avec le B/L original (connaissement maritime). Une fois l’échange connaissement réalisé et la facture du consignataire payée à ses caisses, l’agent consignataire donne le Bon à délivrer dans le GUCE et émet sa facture à 0.
Cette étape peut être réalisée dès le dépôt du manifeste par le consignataire, avant même le déchargement.
Pour les conteneurs, le CAD doit informer le consignataire du mode de livraison choisi : sortie du conteneur plein du port ou dépotage dans l’enceinte du port (au TP3 ou CFS). S’il y a ensuite changement du mode de livraison, le consignataire doit modifier le BAD.
Le manutentionnaire confirme le déchargement dans le GUCE au fur et à mesure à travers le Vu A Quai (VAQ). Cette information peut être consultée par les parties prenantes : Douane, CAD, consignataire.
Le manutentionnaire saisit la fin des opérations de déchargement et le GUCE génère l’état des différences au déchargement, consultable par la Douane, le consignataire et le manutentionnaire. Le consignataire effectue ensuite les amendements au manifeste tel qu’expliqué à en A. étape 2 ii.
Le dégroupage de B/L (dégroupage ou éclatement) est nécessaire si la marchandise d’un seul et même B/L doit faire l’objet de plusieurs déclarations ou traitements différents (ex : déclaration d’import pour une partie de la marchandise tandis que l’autre doit être déclarée en transit).
/! Il ne peut y avoir qu’une seule déclaration par B/L.
Le CAD introduit une demande de dégroupage dans le GUCE qui sera soumise à l’accord de la Douane. Si la Douane l’accorde, le B/L original « disparaît » au profit de plusieurs sous-B/L qui suivront alors le traitement d’un B/L classique.
i. Déclaration en douane
Le CAD effectue sa déclaration en douane dans SYDONIA World. Après validation elle est transmise au GUCE.
Après examen par la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation sont transmises au GUCE, ce qui inclut la facture reprenant le montant total des droits et taxes.
Le GUCE transmet les informations de la liquidation aux structures émettrices qui sont alors en mesure d’émettre leur facture.
ii. Transfert en M.A.D.
Une demande de transfert doit être faite par écrit à l’adresse du Chef Division des Opérations Douanières de Lomé Port.
Si la Douane accepte la demande, une déclaration de type DS7 doit ensuite être saisie. La Liste Prévisionnelle de Dépotage (LPD) doit ensuite être saisie dans le GUCE. Vous avez le choix de dégrouper ou non votre B/L lors de la saisie de la LPD, comme expliqué en B. étape 5. Par exemple si un conteneur contient des marchandises appartenant à différents importateurs, il est recommandé de segmenter la marchandise en dégroupant le B/L lors de la saisie de la LPD.
Seules les factures du PAL, du manutentionnaire et de la Douane pour le scanner sont exigées à ce stade.
Cette procédure va changer au cours de l’année 2018. Il ne sera plus nécessaire de se connecter au GUCE pour créer la LPD. De même il sera possible de faire un transfert après dégroupage ce qui n’était pas possible auparavant.
iii. Demande de Sortie (DSO) ou Bon d’Enlèvement Provisoire (BEP)
La DSO, également nommée BEP par la Douane ou plus communément enlèvement sous-palan, est une procédure d’exception utilisée pour des cas divers : conteneurs réfrigérés, marchandises dangereuses ou exonérations longues à obtenir. Nous ne la recommandons que pour des cas exceptionnels. Les conteneurs réfrigérés peuvent suivre la procédure classique.
Une demande de BEP doit être faite par écrit à l’adresse du Chef Division des Opérations Douanières de Lomé Port. Une déclaration de type DS5 doit ensuite être saisie.
Si la Douane accepte la demande et liquide la DS5, la DSO doit être saisie dans le GUCE. Seules les factures du PAL et du manutentionnaire sont exigées à ce stade. La DSO doit ensuite être régularisée par une déclaration en bonne et due forme.
Le CAD doit se déplacer chez les acteurs qui n’ont pas intégré leur facturation au DFU (cf. Partie I, II. B. ii.) ou chez Antaser si le BESC n’a pas été émis à l’origine.
Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est envoyée par email au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD paie le DFU dans une des banques de son choix.
Après paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut « OK ».
Le CAD se connecte dans le GUCE, désigne un transporteur et renseigne la plaque d’immatriculation du/des camion(s) qui se présentera récupérer la marchandise. Si le transporteur n’est pas référencé dans le GUCE, voir Partie I, II. E. iii. Dans le cas du vrac il n’est nécessaire de désigner qu’un seul camion même si beaucoup d’autres sont utilisés.
Après désignation du transporteur la marchandise obtient l’autorisation de sortie (Bon A Sortir BAS dans le cas étape 6 i., transfert accordé ou sortie accordée dans les cas ii. Et iii.) sous réserve que le DFU ait pris le statut « OK ».
Si une modification du transporteur doit être faite, elle doit être faite avant l’entrée du camion au Port.
Dans le cas d’une sortie du conteneur plein, l’immatriculation du camion à l’entrée est contrôlée par les agents du PAL et/ou du manutentionnaire. Le manutentionnaire vérifie également l’autorisation de sortie, livre la marchandise et effectue le Constat d’Enlèvement (CEN) qui le décharge de sa responsabilité vis-à-vis de la marchandise. Le CEN suspend la génération de facture du consignataire (surestaries).
Dans le cas d’un dépotage de conteneur dans l’enceinte portuaire (TP3 ou CFS), le manutentionnaire effectue les mêmes vérifications puis livre le conteneur sur l’aire de dépotage et effectue le CEN. La Douane assiste ensuite au dépotage et effectue le constat de dépotage dans le GUCE.
La Douane peut avoir sélectionné la marchandise pour une visite physique. La marchandise apparaît alors en rouge dans le GUCE. La marchandise doit donc être acheminée vers l’aire de visite. Après visite l’inspecteur en charge du dossier validera l’accomplissement de la visite dans le GUCE et la marchandise apparaîtra ensuite en vert.
Aux portes, les agents de la Douane et du PAL vérifient dans le GUCE si une visite a été demandée et non effectuée, le CEN, l’immatriculation du camion et l’autorisation de sortie.
A l’entrée en M.A.D. le gestionnaire du M.A.D. effectue le constat de réception (CRE) qui confirme la réception des marchandises dans son M.A.D. Dans le cas d’un conteneur il effectue en plus le constat de dépotage (CDEP).
Le CAD effectue sa déclaration de sortie avec comme document précédent la DS7 (pour plus de détails voir avec la Douane). Il est possible de faire plusieurs déclarations de régimes différents sur une même DS7 (alors que si les marchandises se trouvent au port c’est 1 B/L = 1 déclaration). S’en suivent les étapes6 i. et 7. La marchandise obtient l’autorisation de sortie BAS après paiement du DFU.
Le gestionnaire du M.A.D. et la Douane contrôlent ensuite l’autorisation de sortie BAS. Une fois que la marchandise est sortie, le gestionnaire du M.A.D. effectue le mouvement de sortie MSI dans le GUCE.
Une demande de transfert doit être faite par écrit à l’adresse du Chef Division des Opérations Douanières de Lomé Port. Une déclaration de type DS7 doit ensuite être saisie.
Si la Douane accepte la demande et liquide la DS7, la Liste Prévisionnelle de Dépotage (LPD) doit ensuite être saisie dans le GUCE par le CAD vers le lieu de dépotage TP3 ou CFS. Il a le choix de dégrouper ou non le B/L lors de la saisie de la LPD, comme expliqué en B.étape 5. Par exemple si un conteneur contient plusieurs véhicules ou véhicules et effets personnels, il est recommandé de segmenter les marchandises en dégroupant le B/L lors de la saisie de la LPD.
Cette procédure va changer au cours de l’année 2018. Il ne sera plus nécessaire de se connecter au GUCE pour créer la LPD. De même il sera possible de faire un transfert après dégroupage ce qui n’était pas possible auparavant
Le PAL émet sa facture et la transmet au GUCE.
Le CAD doit se déplacer chez le manutentionnaire et payer sa facture. Celui-ci émet sa facture avec montant 0 dans le GUCE.
Seules les factures du PAL, du manutentionnaire et de la Douane scanner sont exigées à ce stade.
Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est envoyée par email au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD paie le DFU dans une des banques de son choix.
Le conteneur obtient ensuite l’autorisation de transfert vers le TP3 ou CFS
Le transfert étant accordé, le manutentionnaire transfère le conteneur au TP3 ou CFS. Le conteneur peut être dépoté sous contrôle de la Douane. La Douane transmet les Constat de Réception (CRE) et de dépotage (CDEP) dans le GUCE.
i. Transfert vers un parc :
Pour les véhicules devant être transféré vers un parc, le CAD se connecte au GUCE et saisit la Demande de Transfert (DTI) pour déclencher le transfert.
A moins que la Douane ne s’y oppose, cette demande est accordée dans le GUCE après un délai d’une heure. Le véhicule est alors transféré au parc et pris en charge par le gestionnaire du parc. Il suit ensuite les étapes 5, 6, 8 et 9 décrites en D.
ii. Déclaration en Douane
Dans le cas d’une déclaration directe pour les véhicules ou pour les marchandises, il faut suivre les étapes 6 i., 7 et 9 décrites en B. A noter que le PAL et le manutentionnaire ont déjà été payés.
Les marchandises en transbordement suivent les étapes 1 et 2 décrites en A et l’étape 4 décrite en B. Il est obligatoire d’annoncer les marchandises en transbordement dans le manifeste
A noter qu’il est important de renseigner correctement les provenances (port d’origine et dernier port de chargement) ainsi que les destinations (prochain port et dernier port de déchargement).
Le manutentionnaire confirme le chargement dans le GUCE au fur et à mesure à travers les constats de Vu A Bord (VAB). Cette information peut être consultée par les parties prenantes. Le GUCE génère la liste des marchandises VAB.
La Douane récupère la liste des marchandises vues à bord dans le GUCE et l’exploite pour s’assurer que toutes les marchandises annoncées en transbordement ont été réellement chargés à bord d’un navire à l’export.